Costo de salón de fiestas. Este es uno de los primeros temas que nos vienen a la mente, cuando estamos pensando en preparar un evento. Cierto que cuando nos toca la ocasión preguntamos ¿Con cuántos meses de anticipación debo prepararlo para que todo me salga bien? Pues, no existe un tiempo determinado.
Si buscas saber el tiempo exacto para iniciar tus preparativos, te digo que todo dependerá del tipo de evento que quieras organizar. Quizás pensabas leer 1 mes, una semana, seis meses. En fin, no existe a ciencia cierta un lapso estipulado, pero sí algunas variables que te ayudarán a definirlo según el caso.
Lo primero que debes saber, es el tipo de evento que vas a realizar, quién será tu público objetivo, la temporada del año, entre otros. ¡Conoce más en este post!
Anticipación para preparar el evento
1. Público objetivo
Puede suceder que tu evento involucre personas que cuentan con muy poco tiempo libre, por eso aquí te mencionaremos el tiempo aproximado que necesitarás para prepara
- Cuando se trata de un evento corporativo, por ejemplo, para lanzar un nuevo producto, lo ideal sería hacerlo con 1 mes de anticipación.
- Cuando hablamos de un evento, donde asistirán personalidades con funciones políticas, lo recomendable es que se prepare con 3 meses de anticipación, puesto que estas personas regularmente, mantienen una agenda muy ocupada y para garantizar su asistencia, hay que programarse con un margen considerable de tiempo.
- Ahora, si se trata de un evento online donde ya contamos con una lista de personas a quien invitar, se pudiera preparar con 3 semanas de anticipación. Si en caso contrario, no se cuenta con una base de datos y hay que construirla, entonces estaríamos hablando de un tiempo aproximado de 1 mes.
2. Duración del evento
Asistir a un evento es muy interesante, sobre todo, porque conocerás nueva información, nuevas personas y te mantienes al día con las tendencias de último momento. No obstante, sabemos que tenemos que invertir tiempo, que, si no coordinamos con anticipación, se nos puede dificultar asistir.
Por eso, es importante organizarlo tomando en cuenta su duración. Si hablamos de un evento que requiere de 3 días de asistencia, lo más recomendable es prepararlo con 1 año de anticipación. ¿Por qué tanto tiempo? Pues, porque te dará el margen de espacio que requiere para que todo salga bien. Si estamos coordinando un evento donde la jornada es de medio tiempo, lo aconsejable es prepararlo con 2 meses de anticipación.
3. Costo del evento
Cuando hablamos de eventos, hacemos énfasis que, en la mayoría de los países, el 95% de los eventos tienen un costo de asistencia, por lo que se requiere de un tiempo considerable para organizarlo y anunciarlo.
El punto clave será enfocarte en el costo que supone tu evento, donde mientras más elevado sea, mayor serán tus campañas de promoción y tiempo de organización. Lo ideal, sería comenzar con la jornada de inscripciones, debido a que esto, te va dando una noción de cuan interesante resulta el evento para tu público objetivo.
Promover el contenido de tu evento, será tu ventana al éxito. Si no cuentas con una web de registro al 100%, no es recomendable lanzarlo. Como estrategia de marketing, podrías poner en práctica el uso de cupones para patrocinadores, organizar concursos para entradas gratis o media partners.
4. Temporada del año
Es fundamental tomar en cuenta la temporada del año para llevar a cabo el evento, ya que, hay temporadas donde las agendas de las personas están muy saturadas de programas. Por ejemplo, en el mundo de los negocios, entre mayo-junio y noviembre-diciembre, es natural que las agendas se encuentren ocupadas, porque, son las fechas donde se aprovecha la relación con los prospectos que no están activos, para intentar lograr una oportunidad de negocio antes de verano o cierre del año.
De manera parecida sucede con los eventos a fin de año ¿Por qué tantos en esa fecha? Sencillamente, porque es la ocasión donde las empresas aprovechan para fidelizar su relación con los clientes existentes, que también podría traducirse en el cierre de negociaciones abiertas.
La estacionalidad, es un elemento que juega un papel importante de acuerdo a la empresa del organizador. Si se trata de un negocio de helados que quiere captar más atención para sus eventos, lo realizará durante el verano. Si en cambio se trata de un negocio de fábrica de chaquetas para el frío, lo hará en la temporada de invierno. Todo es relativo.
5. Tema del evento
Dependiendo del tipo de evento, podrás iniciar la promoción del mismo. Si se trata de una fiesta con un invitado famoso, entonces tendrás que realizar el marketing para saber cuál es el costo del salón de fiestas y preparar las invitaciones para fiestas que vayan en tendencia con lo más moderno.
Si se trata del lanzamiento de un nuevo producto y su empresa es de Smartphone, entonces su marketing irá enfocado a promocionar la nueva tecnología con la que cuenta su móvil, tratando de que el público, vea tentativo y de buen gusto ese Smartphone.
En fin, para cualquier evento es necesario su planificación con tiempo de anticipación. Ese margen de tiempo, es lo que conlleva, a ir poniendo en práctica las estrategias que sean necesarias, para alcanzar el objetivo final ¡El éxito de su evento!
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Conclusiones
El costo del salón de fiestas, es uno de los elementos importantes que debes considerar al momento de organizar tu evento.
Son muchos los factores que influyen, para preparar un evento con varios meses de anticipación, donde deberás tomar en cuenta tu público objetivo, la duración del evento, la temporada del año y la temática. Prepara tus invitaciones para evento en Ohio con antelación y disfruta de un evento exitoso.
