Los costos de una fiesta y los costos de una boda no pueden medirse de la misma manera. Se hace necesario establecer un presupuesto como base primordial para desarrollar dependiendo del tipo de evento.
Un presupuesto es un documento que va a servir como pronóstico detallado acerca de lo que ocurrirá financieramente en el evento que estás programando. De alguna manera, nos va a ayudar a controlar nuestros gastos e ingresos y además va a medir el éxito y el rendimiento del evento.
Es importante tomar en cuenta que el presupuesto no puede sacarse de contexto donde se está planteando. Un presupuesto que se planifique bien va a llevar un tiempo prudencial para crearlo y establecer la administración del mismo.
Tipos de presupuestos
Podemos presentar dos tipos de presupuestos para cualquier tipo de eventos:
El presupuesto se adapta al evento
Para este tipo de caso la agencia o los organizadores adaptan el presupuesto a los objetivos que se necesitan para realizar un evento. El presupuesto se estima apegado a la realidad.
El evento se adapta al presupuesto
En caso de que el evento se deba adecuar al presupuesto, las agencias que desarrollan eventos deben limitarse al monto establecido. Todas las actividades, contrataciones o alquileres, proveedores se ciñen a lo presupuestado. No hay opciones para excederse.
Claves para saber asignar un presupuesto para mi evento
El presupuesto es una herramienta que debe hacerse de manera detallada, minuciosa y organizada. Si queremos desarrollar cualquier evento debemos pronosticar los posibles gastos y tratar de evitar inconvenientes. A continuación podríamos mencionar algunos aspectos para tomar en consideración:
Determinar los gastos más comunes
Cuando comienzas a elaborar un presupuesto para cualquier tipo de eventos es importante determinar los gastos más comunes. Se puede empezar por enumerarlos, escribirlos y empezar a analizar sus posibles proyecciones financieras.
Siempre debemos tener en mente que una vez que hemos establecido un monto para un determinado aspecto, debemos mantenerlo. Para ello, se puede hacer una revisión regular para asegurarnos que nos seguimos manteniendo dentro del rango que nos propusimos.
Verificar los costos fijos y los variables
Costos Fijos. Se les llama a los costos que tienes que pagar independientemente si tienes ingresos o no.
Costos Variables. Se le llama así a aquellos costos que deberás pagar para prestar tus servicios o producir tus productos.
Calcular el flujo de efectivo
Existen dos tipos de elementos claves, que muchas veces suelen pasarse por alto cuando se pronostican los gastos y los ingresos de un evento. Uno de ellos es el flujo de efectivo y el otro es el efectivo inicial.
Cuando se proyecta un evento nos damos cuenta que primero se generan gastos antes que ingresos. Un ejemplo de ello es cuando haces la reservación de un espacio para tu evento, lo primero que te piden es un depósito como señal de compromiso.
Ahora bien, para que puedas calcular tu flujo de efectivo, debes hacer la suma de todos tus ingresos y lo resta con las cuentas por cobrar. Esto va a representar el dinero en efectivo antes de los gastos.
Por un lado, si restas las cuentas por pagar de un número determinado, podrás obtener tu efectivo. Si obtienes un número positivo, tendrás un flujo de caja positivo.
Se le conoce como efectivo inicial a aquel dinero que tienes disponible al iniciar un período determinado.
¿Cómo revisar y hacer seguimiento de un presupuesto para mi evento?
Cuando hagamos una planificación de un evento es importante revisarlo constantemente y hacer el seguimiento pertinente. Probablemente podamos encontrar aspectos que tengamos que modificar.
Es relevante tener conocimiento que debemos tener siempre un fondo de contingencia dentro de nuestro presupuesto. Es posible que no lo necesitemos pero no podemos desestimar que pueda ocurrir algún imprevisto.
¿Por qué analizar el rendimiento financiero de tu evento?
Luego que tu evento haya terminado, lo más sabio es sentarse para analizar los alcances del presupuesto. Es el momento para verificar los gastos e ingresos que ocurrieron durante el evento.
Este análisis va a servir para tomar experiencias y mejorar en el próximo evento. También puede servir de referencia para medir el éxito o no del evento que acaba de ejecutarse.
Es importante apoyarse en herramientas tecnológicas que te ayuden a medir el rendimiento del evento. De esta forma se puede analizar el impacto que tuvo dicho evento en el público.
Importancia de encontrar una agencia de eventos confiables
Realizar cualquier tipo de eventos es una tarea compleja y su éxito va a depender de muchos factores. Por ello, es importante encontrar una agencia de eventos confiables.
Sin duda, debes encontrar una agencia que se adapte a tu requerimiento. Dentro de las características que debes tomar en cuenta para elegir una buena agencia de eventos es ser:
- Eficiente
- Profesional
- Experta en el área
Muchas empresas hacen promociones que al final pueden resultar ineficientes y atraer poca audiencia. Es primordial hacer la elección adecuada para que asegures el éxito de tu evento.
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